10 astuces pour atteindre ses objectifs

Si vous êtes freelance ou télétravailleur, il y a de fortes de chances pour que vos missions s’effectuent depuis votre domicile. Les télétravailleurs le savent bien, il est très facile d’être détourné de ses objectifs, les distractions sont grandes à la maison ! Comment alors s’arranger pour atteindre ses objectifs dans les délais?

Voici quelques astuces pour vous aider à atteindre vos objectifs :

Soyez réaliste dans vos estimations de temps pour réaliser un projet

Si vous êtes actuellement entrain de réaliser une mission et une nouvelle opportunité se présente, soyez réaliste dans votre estimation de temps pour boucler le nouveau projet. Si vous n’êtes pas capable de terminer une nouvelle mission dans les temps ne la prenez pas ! Pour ma part, j’informe le client avant de signer : “ok je peux le faire, mais pas dans vos délais”, souvent ça passe.

Pour les acharnés : chiffrez bien le temps pour vos missions quotidiennes

L’erreur à ne pas faire lorsque l’on télétravail c’est de ne pas pas compter ses heures. On arrive vite à croire qu’en travaillant beaucoup (d’heure) on achève plus de travail (je l’ai fait cette connerie). Il est préférable de bien chiffrer chaque tâche en nombre d’heures avant de commencer et essayer de s’y tenir.

Récompensez-vous

Pratiquez vos activités perso. (sports et loisirs) en récompense pour avoir atteint vos objectifs de la journée ! Il m’arrive souvent de me dire, par une belle journée ensoleillé : “J’irai bouquiner au bord de l’eau seulement après avoir terminé [la mission]”. Evidement, il convient ici d’être assez lucide pour vous fixer des objectifs ni trop simples, ni trop compliqués (sinon la lecture au bord de l’eau tombe à l’eau).

Donnez vous des deadlines interne

Déplacez la date limite de remise d’un projet de quelques jours en amont, ainsi il vous restera un peu de rab pour les changements de dernière minute.

Le répondeur de votre téléphone peut vous faire gagner du temps !

Vos clients comprendront très bien que vous ne pouvez pas être disponible par téléphone 24h/24h. Certaines missions demandent beaucoup de concentration, un coup de téléphone et la charge de travail que ce dernier vous apportera peut vous faire perdre du temps Rappelez vos clients au moment ou vous prendrez une petite pause.

Faites la vaisselle, le ménage et donnez à manger au chat avant d’attaquer !

Il y a une multitude de distractions lorsque l’on travaille de chez soi. Essayez de vous occuper d’elles avant de commencer votre travail.

Assurez-vous que vos amis et famille savent que vous travaillez comme un fou et que vous ne pouvez pas être dérangé.

Je ne parle pas des enfants, parce que là c’est quasiment impossible… Par contre, les membres de votre famille peuvent penser que comme vous travaillez à la maison vous êtes toujours disponible. Il faudra les éduquer sans les brusquer, leur expliquer que vous faites un “vrai” travail et ne pouvez vous arrêter pour un café n’importes quand.

A mes débuts en tant que freelance, un vieil ami, très bon vivant, avait la fâcheuse tendance à venir me voir au moment de l’apéro (parfois même assez tôt le matin). Il pensait que le travail à la maison était en quelque sorte des vacances et venait fêter cela avec moi (à l’insu de mon plein gré). Je vous rassure, il ne s’est pas du tout senti vexé lorsque je lui ai expliqué que mon travail était réel et que le Ricard était contre productif.

Pour les moins bosseurs : prévoyez un minimum de temps pour travailler

Chaque mission doit être chiffrée en temps, par exemple prévoyez 45 minutes pour écrire une proposition, si vous y passez 1h ne vous inquiétez pas, travailler plus que le temps imparti devrait vous “booster” un peu ! Par contre, ne travaillez pas moins que le temps prévu !

Ignorer Internet, les mails et twitter

J’exagère ? Internet, les mails et twitter c’est l’appel des sirènes, il est difficile d’y résister ! A moins d’attendre un mail important, il n’est pas nécessaire de lire vos mails plus d’une fois par heure (voir : pourquoi sommes nous accros aux mails). Un petit surf qui, initialement, devait vous prendre 5 minutes peut très vite se transformer en 1 heure. D’ailleurs, Twitter vous mènera bien souvent vers du surf chronophage (et parfois inutile).

Evidemment, ces conseils ne s’appliquent pas à tout le monde, mais pour ma part ça marche relativement bien !

Isolez-vous pour travailler

Aménager une pièce de travail, un bureau, avec une porte qui ferme, afin de ménager un environnement professionnel au milieu de toutes ces distractions personnelles. Même si c’est un coin dans une cave, c’est estampillé “boulot” et cela met en condition quand on y pénètre, de la même manière qu’aller au bureau dans une entreprise. (astuces soumises par turtleram via les commentaires)

Mon utilisation de la carte heuristique (MindMapping)

Egalement appelée carte mentale, le nom qui représente à mon avis le mieux le concept, la carte heuristique est un diagramme qui représente des connexions entre différentes idées ou différents concepts intellectuels.

Ah ouais ? Et à quoi ça sert les Mind Map ?

C’est un très bon moyen pour gagner du temps ! Tout simplement en représentant les informations de manière moins linéaire que ce qui se fait d’ordinaire (l’écriture et la création de dossiers/rapports est d’ordinaire quelque chose de très linéaire).

Voici un exemple très simple pour comprendre le fonctionnement d’une carte heuristique :

Il suffit de suivre les différentes branches (en partant du centre) pour découvrir les idées sous-jacentes.

Et comment on fait des cartes heuristiques ?

La solution basique pour créer des Mind Map est l’utilisation d’une feuille de papier et des feutres de couleurs. Utilisation archaïque, j’en conviens, mais utilisation qui s’avère rudement efficace en réunion lorsque l’on a pas d’ordinateur.

Aujourd’hui de nombreuses applications informatiques permettent de créer des cartes heuristiques, des logiciels (MindManager, FreeMind) ou des sites web (MindMeister, Mindomo).

L’utilisation de MindMap ne demande pas de formation particulière, mais il convient d’y accorder un certain temps pour s’y habituer (résistance au changement ?). Pour bien commencer, je vous conseille vivement la lecture du livre : Organisez Vos Idees – avec le Mind Mapping. Les critiques du livre vous en diront long sur la qualité de cet ouvrage (lien).

Des cartes heuristiques à toutes les sauces

La carte heuristique a de nombreuses applications dans de divers domaines (perso, pro et éducatifs). Ses possibilités incluent :

la prise de notes et la remise en forme de ces notes
la préparation d’un exposé
le brainstorming (j’en parlais brièvement ici)
la structuration et la gestion d’un projet (d’ailleurs MindManager est très bien adapté pour cela avec son interfaçage avec toutes la suite Office y compris MS Project)
la visualisation d’idées complexes
L’aide à l’apprentissage mnémotechnique : pour les révisions
L’organisation de l’accès (par des liens) à un ensemble de dossiers et de fichiers informatiques.
La préparation de discours
…

Comme vous pouvez le constater on peut vraiment utiliser des cartes heuristiques à toutes les sauces !

Et leGizz, comment utilise-t-il les cartes heuristiques ?

Je les utilise principalement pour représenter l’ensemble d’un projet web, j’y place les budgets, responsables, objectifs, liens utiles, liens vers fichiers etc.

Les maps s’avèrent très utiles pour représenter, à des non experts, des projets web ”complexes”. Avec un peu de couleur, quelques images et flèches il est possible de représenter beaucoup de choses sur une simple page.

J’utilise également les cartes heuristiques pour représenter mes idées, un nouveau projet : hop, une carte heuristique ! Cela permet sur une seule page d’avoir une vue d’ensemble de mes idées/projets/tâches que je complète au fil de l’eau.

Depuis peu j’utilise également les cartes heuristiques pour faire mon planning hebdomadaire, par contre, dans ce cas j’en fais une utilisation un peu particulière puisque je fais un mix de MindMapping et GTD.

Je remarque qu’assez régulièrement j’’essai d’élargir mon champs d’utilisation des cartes heuristiques. A présent, je m’en sers également pour faire de la prise de note lors de réunion (trop pratique !).

Vous l’aurez compris, j’utilise et explore activement l’utilisation des cartes heuristiques si bien qu’aujourd’hui, j’ai eu envie de vous en parler.

Et vous, utilisez-vous les cartes heuristiques ?

Getting Things Done and leGizz

gtd

Connaissez-vous GTD : Getting Things Done ? Selon Wikipedia :

GTD est une démarche d’organisation personnelle applicable par chacun à l’ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d’agir immédiatement sur la priorité choisie.

Pour utiliser GTD, il faut commencer par recenser la liste de toutes les choses qui trottent dans notre tête (chauve) et qui reste à faire. Croyez moi, le fait de mettre cela à plat risque déjà de vous prendre quelques heures, mais ça fait du bien. Ensuite, il s’agît de consigner ceci dans un système fiable. En gros, notre tête n’est pas assez grosse pour se rappeler de tout et, surtout, au bon moment. Le système que vous utiliserez pour la GTD est là pour vous aider. Pour ma part c’était capitale ! Fini les post-it, feuilles volantes, écritures sur la main et fini la procrastination !

Cette méthodologie demande une certaine discipline, évidemment on ne devient pas une personne organisée sans un minimum de discipline !

Pour ma part j’ai choisi d’utiliser un add-in Outlook pour cela. Outlook est l’un des logiciels que j’utilise le plus dans la journée, le module permet d’appliquer GTD dans le logiciel de messagerie de Microsoft. Super pratique puisque ce dernier se synchronise parfaitement avec les appareils mobiles. Néanmoins ce plugin à quelques inconvénients :

il n’est disponible que pour les version english d’outlook,
il demande beaucoup de méthodologie pour être utilisé proprement, autrement dit : il n’est vraiment pas simple à utiliser (un peu brouillon) !

Pour vous faire une petite idée, voici une présentatoin en vidéo de GTD par David Allen (son créateur).

Pour un complément d’information je vous conseille de lire cette série d’articles sur Getting Things Done.

Cet article a été rédigé il y a quelques mois, aujourd’hui j’utilise Getting Things Done uniquement pour ma vie perso et certaines petites tâches pro. Mon planning professionnel est bien trop lourd pour être géré avec la méthode de David Allen. Toutefois, je suis preneur si vous avez des solutions pour une application pro de GTD 🙂

Optimisation du temps de travail

J’en parlais précédemment, je suis en pleine phase d’optimisation de mon organisation. C’est pourquoi j’ai choisi de commencer ma journée de travail à 5h00 du matin ! Complètement dinguo l’ami leGizz dirons certains, mais pas tant que ça.

Le matin est la période de la journée durant laquelle je suis le plus productif et, surtout, celle ou je suis le plus tranquille pour bosser. Entre 5h00 et 9h00 je peux vous assurer que quasi personne ne vous envoie de mail ou ne vient perturber votre travail. L’avantage de se lever tôt est également de pouvoir mieux profiter de ses fin de journée, enfin je l’espère, car pour vous dire la vérité j’en suis a mes premières semaines… Pour l’instant je tiens assez bien le coup et j’ai vraiment l’impression d’optimiser mon travail. Bosser au calme augmente la productivité c’est certain.

Je conçois très bien que certains sont au top de leur productivité le soir ou plutôt, la nuit. Un peu difficile pour moi de bosser la nuit, entre leGizzette, le sport, les copains, la messagerie instantanée, les mails ou encore twit-twit’… j’ai du mal à me focaliser sur mon taf.

Et vous ? Quand êtes vous le plus productif ? Vous vous couchez/levez tôt ou tard ?

Lecture pro. : Don’t make me think

lecture

Je viens de terminer le livre de Steve Krug « Don’t Make Me Think » qui se trouve être un très bon livre en matière d’ergonomie web. L’auteur nous donne quelques exemples de bonne pratiques agrémenté d’études, retours d’expériences et exercices…

J’ai tout particulièrement apprécié les chapitres sur les tests d’utilisabilité (usability testing). Les Anglo-Saxons accordent une bien plus grande importance que nous autres français à toute la partie test et, notamment, « usability testing ». J’ai déjà fait ce constat il y a de cela quelques années. Durant ma licence et mon Master en France je n’ai fait qu’éffleurer la partie « test » des applications en ligne, tandis que durant ma scolarité au Royaume Uni il en était question durant toute l’année. Steve Krug donne quelques méthodes à moindre coûts pour faire des tests utilisateurs et nous fournit même des modèle de document. Il insiste également sur le fait d’effectuer les tests tout au long du développement de l’application et pas uniquement – comme c’est souvent le cas – avant mise en production.

A la lecture de cet ouvrage on prend conscience (si ce n’était pas encore le cas) que l’ergonomie web ne relève que de la logique ou du bon sens. Un livre que je conseille donc à toutes personnes travaillant online.