La gestion des emails pourrait bouffer dix ans sur une carrière

C’est en tout cas ce que démontre une étude récente menée auprès de 180 dirigeants d’entreprises. Ces derniers passent en moyenne 2h par jour à lire leurs emails, ce qui correspond à 10 ans sur une carrière ! Ils passeraient également plus de 3ans (sur une carrière) à gérer des mails non pro et/ou inutiles.

Les chiffres de l’étude sont plutôt juste, je dois en moyenne passer 2h par jour à lire/écrire des emails, ajoutez à cela 1h ou 2h de veille quotidienne… Sacrebleu ! Ça en fait du temps !

Moralité ? Amis, collègues, clients et compagnie arrêtez de m’envoyer tant de mail ! Blogueurs publiez un peu moins souvent ça me fera gagner un peu de temps tous les jours, quelques années sur ma carrière 😉

Source

Pour plus d’info sur les emails je vous conseille la lecture des articles suivant :

C’est quoi RSS ?

Et surtout pourquoi je devrais m’y intéresser ?

Bonnes questions. Commençons par pourquoi vous devriez vous y intéresser.

A la différence de recevoir les dernières informations de sites par email, les flux RSS vous donnent un contrôle absolu sur la situation !

  • Pas besoin de donner votre adresse email
  • Pas besoin d’envoyer un email lorsque vous souhaitez stopper votre abonnement

En un seul clic vous pouvez vous désabonner.

Bien plus pratique que les newsletter les flux RSS, non ?

Très bien ! Mais… C’est quoi RSS ?

RSS est une technologie Internet qui permet d’être informé des mises à jour d’un site. Rien de bien compliqué en fait, vous vous abonnez à un flux et recevez les contenus mis à jour dans votre lecteur de flux.

Si vous souhaitez en savoir d’avantage sur le fonctionnement des flux RSS, cliquez ici.

C’est quoi un lecteur de flux ?

Pour lire un fil d’information RSS, vous devez utiliser un lecteur de flux RSS. Il s’agît d’un programme qui va se connecter régulièrement aux sites que vous lui désignez (ceux où vous avez souscrit au fil RSS) et qui va rapatrier les informations récentes.

Il existe de nombreux logiciels (lecteur de flux) et services en ligne dont je vous recommande l’utilisation.

Voici les liens des principaux services en ligne :

  • Netvibes (un service de page d’accueil personnalisable)
  • WebWag (un service de page d’accueil personnalisable)
  • Google Reader
  • Bloglines (service en anglais, c’est celui que j’utilise)
  • NewsGator (un autre service en français).

Sinon vous pouvez aussi utiliser un navigateur récent :

Même si tout ça a l’air un peu compliqué, ça ne l’est absolument pas. Les flux RSS offrent les mêmes avantages que les newsletter sans risquer de voir son adresse distribué à d’horribles spammeurs !

Ok j’ai compris ! Mais comment m’abonner à un flux ?

Facile ! Il suffit de trouver le bouton d’abonnement au flux legizz RSS (cet icône est devenu un standart).

Vous trouverez parfois des boutons dédiés à certains lecteurs de flux (voire ci-dessous) qui vous meneront vers la page d’abonnement.


Subscribe in NewsGator Online
Add to Google
Add to netvibes
Subscribe in Bloglines

Vous n’avez qu’à faire un copier-coller de l’adresse du fil RSS vers votre agrégateur : Souscription RSS.

Webmaster si vous souhaitez utiliser le contenu de cette page, vous pouvez télécharger le fichier suivant et le modifier à votre guise. (un petit lien en retour fait toujours plaisir).

Le contenu de cette page à largement été inspiré de CopyBlogger.

Quelques règles pour tenir sa boîte de réception propre

Si votre boîte mail ressemble à celle de certains de mes collègues (ou si vous êtes un de mes collègues), c’est-à-dire que vous recevez non loin d’une centaine de messages par jour, que votre boîte de réception gonfle, et que vous vous perdez dans vos mails, vous feriez bien de lire ces quelques petits conseils. Avec un peu de bon sens et quelques méthodes vous arriverez mieux à organiser votre messagerie.

  • Si vous n’avez pas besoin de lire un mail tout de suite, il n’a rien à faire dans votre boîte de réception ! (-> vire dans dossier spécifique, on classe)
  • Si vous avez déjà répondu à un mail, il n’a plus rien à faire dans votre boîte de réception (donc on archive)
  • Si l’email provient d’une source connue (newsletter, amigo,…) qui vous écrit plus qu’une fois par mois, l’email devrait être automatiquement classé (via filtres ou règles de messagerie)
  • Il n’est pas nécessaire de regarder sa boîte de réception plus d’une fois par heure (à ce sujet, lire ma précédente note : pourquoi sommes nous accros aux mails)
  • Votre boîte mail n’est pas votre disque dur ! Le stockage des fichiers ne se fait pas dans votre messagerie

En prenant soin d’appliquer ces quelques règles dans le temps vous devriez y voir plus claire dans votre boîte de réception.

Librement inspiré de cet article paru sur downloadsquad

Pourquoi sommes nous accros aux e-mails ?

 

Combien de fois par jour rafraîchissez vous votre boite mail ? Selon un article lu récemment sur Mind Hacks, nous sommes accros aux emails car bien souvent cela nous apporte une récompense (reward dans le texte). En effet nous apprécions tous de lire un mail d’un ami, un lien sympa ou encore recevoir une bonne nouvelle (une commande, un nouveau contact, un code promotion…). Le problème c’est que l’on ne sait jamais quand ce genre de mail arrive, c’est pourquoi nous avons tendance à vérifier nos mails plusieurs fois par jour.

Personnellement je suis accro et vous ?