Getting Things Done and leGizz

gtd

Connaissez-vous GTD : Getting Things Done ? Selon Wikipedia :

GTD est une démarche d’organisation personnelle applicable par chacun à l’ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d’agir immédiatement sur la priorité choisie.

Pour utiliser GTD, il faut commencer par recenser la liste de toutes les choses qui trottent dans notre tête (chauve) et qui reste à faire. Croyez moi, le fait de mettre cela à plat risque déjà de vous prendre quelques heures, mais ça fait du bien. Ensuite, il s’agît de consigner ceci dans un système fiable. En gros, notre tête n’est pas assez grosse pour se rappeler de tout et, surtout, au bon moment. Le système que vous utiliserez pour la GTD est là pour vous aider. Pour ma part c’était capitale ! Fini les post-it, feuilles volantes, écritures sur la main et fini la procrastination !

Cette méthodologie demande une certaine discipline, évidemment on ne devient pas une personne organisée sans un minimum de discipline !

Pour ma part j’ai choisi d’utiliser un add-in Outlook pour cela. Outlook est l’un des logiciels que j’utilise le plus dans la journée, le module permet d’appliquer GTD dans le logiciel de messagerie de Microsoft. Super pratique puisque ce dernier se synchronise parfaitement avec les appareils mobiles. Néanmoins ce plugin à quelques inconvénients :

  • il n’est disponible que pour les version english d’outlook,
  • il demande beaucoup de méthodologie pour être utilisé proprement, autrement dit : il n’est vraiment pas simple à utiliser (un peu brouillon) !

Pour vous faire une petite idée, voici une présentatoin en vidéo de GTD par David Allen (son créateur).

Pour un complément d’information je vous conseille de lire cette série d’articles sur Getting Things Done.

Cet article a été rédigé il y a quelques mois, aujourd’hui j’utilise Getting Things Done uniquement pour ma vie perso et certaines petites tâches pro. Mon planning professionnel est bien trop lourd pour être géré avec la méthode de David Allen. Toutefois, je suis preneur si vous avez des solutions pour une application pro de GTD 🙂

Le piège abscons, vous connaissez ?

Le piège abscons s’observe chaque fois qu’un individu reste sur une stratégie ou une ligne de conduite dans laquelle il a préalablement investi (en argent, en temps, en énergie) et ceci au détriment d’autres stratégies ou lignes de conduites plus avantageuses. L’escalade d’engagements se caractérise plus spécifiquement par une série de décisions de plus en plus coûteuses dans un même cours d’action infructueux.

Pour ma part : J’ai failli tombé dans ce que les stratèges en manipulation appellent le piège abscons, comment ? Il y a quelques mois, avec mon ami et associé, nous avons pris une décision stratégique en matière de plate forme technique pour un site, après y avoir passé 2 bons mois, nous nous sommes rendu compte de l’escalade d’engagements de plus en plus coûteux que cela allait engendré si l’on ne revenait pas complétement sur notre choix. Décision difficile à prendre, mais au revoir 2 bons mois de boulot pour tout recommencer autrement…

Il n’est jamais très évident de se rendre compte lorsque l’on rentre de ce genre de spirale. Pourtant, en informatique et dans les métiers du web, ça arrive souvent, mais il est encore plus difficile, après s’en être rendu compte, de rectifier le tir… Une histoire à s’en taper le Q par terre…

et vous, déjà tombé dans un piège abscons ?

Optimisation du temps de travail

J’en parlais précédemment, je suis en pleine phase d’optimisation de mon organisation. C’est pourquoi j’ai choisi de commencer ma journée de travail à 5h00 du matin ! Complètement dinguo l’ami leGizz dirons certains, mais pas tant que ça.

Le matin est la période de la journée durant laquelle je suis le plus productif et, surtout, celle ou je suis le plus tranquille pour bosser. Entre 5h00 et 9h00 je peux vous assurer que quasi personne ne vous envoie de mail ou ne vient perturber votre travail. L’avantage de se lever tôt est également de pouvoir mieux profiter de ses fin de journée, enfin je l’espère, car pour vous dire la vérité j’en suis a mes premières semaines… Pour l’instant je tiens assez bien le coup et j’ai vraiment l’impression d’optimiser mon travail. Bosser au calme augmente la productivité c’est certain.

Je conçois très bien que certains sont au top de leur productivité le soir ou plutôt, la nuit. Un peu difficile pour moi de bosser la nuit, entre leGizzette, le sport, les copains, la messagerie instantanée, les mails ou encore twit-twit’… j’ai du mal à me focaliser sur mon taf.

Et vous ? Quand êtes vous le plus productif ? Vous vous couchez/levez tôt ou tard ?

Quelques règles pour tenir sa boîte de réception propre

Si votre boîte mail ressemble à celle de certains de mes collègues (ou si vous êtes un de mes collègues), c’est-à-dire que vous recevez non loin d’une centaine de messages par jour, que votre boîte de réception gonfle, et que vous vous perdez dans vos mails, vous feriez bien de lire ces quelques petits conseils. Avec un peu de bon sens et quelques méthodes vous arriverez mieux à organiser votre messagerie.

  • Si vous n’avez pas besoin de lire un mail tout de suite, il n’a rien à faire dans votre boîte de réception ! (-> vire dans dossier spécifique, on classe)
  • Si vous avez déjà répondu à un mail, il n’a plus rien à faire dans votre boîte de réception (donc on archive)
  • Si l’email provient d’une source connue (newsletter, amigo,…) qui vous écrit plus qu’une fois par mois, l’email devrait être automatiquement classé (via filtres ou règles de messagerie)
  • Il n’est pas nécessaire de regarder sa boîte de réception plus d’une fois par heure (à ce sujet, lire ma précédente note : pourquoi sommes nous accros aux mails)
  • Votre boîte mail n’est pas votre disque dur ! Le stockage des fichiers ne se fait pas dans votre messagerie

En prenant soin d’appliquer ces quelques règles dans le temps vous devriez y voir plus claire dans votre boîte de réception.

Librement inspiré de cet article paru sur downloadsquad

Pourquoi sommes nous accros aux e-mails ?

 

Combien de fois par jour rafraîchissez vous votre boite mail ? Selon un article lu récemment sur Mind Hacks, nous sommes accros aux emails car bien souvent cela nous apporte une récompense (reward dans le texte). En effet nous apprécions tous de lire un mail d’un ami, un lien sympa ou encore recevoir une bonne nouvelle (une commande, un nouveau contact, un code promotion…). Le problème c’est que l’on ne sait jamais quand ce genre de mail arrive, c’est pourquoi nous avons tendance à vérifier nos mails plusieurs fois par jour.

Personnellement je suis accro et vous ?