L’avenir appartient à ceux qui commencent bien leurs journées

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Le proverbe dit « L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt », je préfère l’avenir appartient à ceux qui commencent bien leurs journées.

Commencer bien sa journée, c’est se lever de bonne humeur, sans stress en démarrant par des actions positives pour se construire et appréhender le nouveau jour avec le sourire.

Dans une période de rush professionnel, je me suis retrouvé après un marathon de 6 mois un peu à plat. J’avais beaucoup de mal à me lever, mes réveils étaient devenus difficiles et accompagnés d’une sensation de fatigue à l’idée d’attaquer la journée : pas cool ! Trop de travail et surtout trop de stress, vous connaissez tous. Ces vilaines pensées ne m’aidaient pas à bien démarrer la journée et influençaient négativement mon humeur du jour. Commencer ses journées dans ces conditions : il n’y a rien de pire !

Fort de ce déplaisant constat, j’ai décidé de reprendre les choses en main pour donner un nouvel élan à mes matinées et, de fait, au reste de mes journées. Je me suis souvenu de mes démarrages à 5h00 du matin d’il y a quelques années, je me suis rappelé de mes routines et des raisons qui m’avaient poussées à démarrer si tôt.

Après quelques lectures et une période d’introspection, me voilà à nouveau à régler mon réveil plus tôt (l’heure n’a pas d’importance).

En préparant mon nouveau rituel matinal sur Asana (outil de gestion des tâches), je me suis rendu compte que le réveil ne serait pas si difficile le lendemain.

Commencer bien la journée ?

Pour passer une bonne journée, être productif et serein, il faut bien la démarrer. Vos premières actions le matin donnent le La. Pour beaucoup, le matin est synonyme de stress : bataille de « snooze » (perdu d’avance) contre le réveil, rush avec les enfants, bouchons, appréhension du travail, manque de sommeil… Les raisons ne manquent pas.

Est-ce réellement de cette façon que nous voulons vivre ?

En plaçant des choses appréciables à l’aube, en prenant le temps le matin, on en gagne sur le reste de la journée.

Nous l’avons tous constaté, il y a toujours un million de bonnes raisons pour nous empêcher de faire du sport, lire, méditer, faire de la veille, etc. en soirée. Pourtant, ce sont bien souvent des activités qu’on a vraiment envie de faire, elles contribuent à notre bonheur et nous font grandir.

Bien commencer la journée, c’est mettre en place un rituel matinal pour se mettre dans de bonnes conditions pour avancer dès l’aube en profitant d’un moment bien au calme.

Bien commencer la journée = bien se réveiller

Dans ce pays, les gens ne respectent pas le matin. Ils se font réveiller brutalement par un réveil qui rompt leur sommeil d’un coup de hache et ils s’abandonnent aussitôt à une hâte funeste.
Pouvez-vous me dire ce que peut être ensuite une journée qui a débuté par cet acte de violence ? Que peut-il advenir de gens à qui leur réveil administre quotidiennement un petit choc électrique ?

Milan Kundera – La valse aux adieux

Se réveiller est souvent quelque chose d’assez brutale, sortir d’un sommeil de plusieurs heures pour être secoué par un horrible « bip bip bip – bip bip bip » n’est vraiment pas fait pour nous donner envie quitter notre duvet.

Commençons déjà par apporter un peu de douceur à nos matins, il existe de nombreuses applications pour smartphone pour avoir un réveil plus léger. Pour ma part, j’ai simplement échangé une triste sonnerie de base dans mon téléphone contre un doux chant d’oiseaux. Chacun son truc (chants des oiseaux, des criquets, la pluie, une musique…), à vous de trouver le votre pour mettre du Zen dans votre réveil.

Pour bien me réveiller, je compte également sur ma routine du matin, tel un enfant la veille de Noël ou avant un départ en vacances, je me suis découvert une énergie surprenante à peine les yeux ouverts. En toute logique, il est bien plus aisé de se lever pour faire quelque chose de plaisant.

Bien commencer la journée = prendre le temps

Bizarrement, c’est quand on est pressé qu’il faut prendre son temps. Alors je prends mon temps… – François Cluzet.

Prendre le temps, c’est important, essentiel même. La course avec les enfants, les réflexions sur le travail ou encore le retard parce qu’on a préféré attendre le dernier moment pour sortir du lit sont autant de mauvaises façons de démarrer au lever du jour. Ne serait-ce pas ce que l’on appelle se lever du pied gauche ? Tous les jours ? !

En se levant ne serait-ce que quelques minutes plus tôt, on s’évite un stress considérable, on peut prendre le temps. Prendre le temps de penser à soi.

Bien commencer la journée = penser à soi pour grandir

Même quand on a la chance d’adorer son job (c’est mon cas), il y a très certainement d’autres activités que l’on apprécie et qui peuvent nous aider à démarrer positivement. Cela ne fera qu’accroitre notre productivité pour le reste de la journée tout en nous motivant à sortir du lit.

Je me suis conçu une routine agréable pour ouvrir les yeux avec le sourire, sans avoir peur d’affronter celui que tout le monde déteste, le réveil. Mon programme matinale à pour objectif de :

  • Me libérer du stress et des tensions ;
  • Nourrir mon esprit ;
  • Me dynamiser pour la journée.

S’il n’y a pas de règle absolue, je pense toutefois que le matin est très propice à 2 activités qui permettent à coup sûr d’améliorer notre bien-être : faire du sport et de la méditation, mens sana in corpore sano (mon sacerdoce).

Bien commencer la journée = se lever plus tôt

De l’heure à laquelle tu te lèves dépend ta journée. – Proverbe Italien.

Vous l’aurez compris, il y a une petite contrainte : pour bien commencer la journée il faut se lever plus tôt. Je ne parle pas d’heure de réveil, c’est une notion bien trop relative. L’idée est plutôt d’avancer l’heure du lever en fonction de la routine que l’on souhaite mettre en place. On avance de quelques minutes pour ne pas être trop speed pour son petit déjeuner, d’une heure ou plus si l’on veut lire, écrire, méditer, faire du sport, etc. A titre d’exemple, pour l’instant je me lève à 6h pour être opérationnel derrière mon écran avant 9h.

Et le sommeil la dedans ?

Se lever plut tôt peut, dans certains cas, signifier dormir moins. Lorsque l’on parle de sommeil, il n’y a pas de règle absolue. Certains disent qu’il faut dormir 8h, d’autres 9h, d’autres encore que nous devons nous coucher avant minuit pour être en forme le lendemain. Il y a presque autant de vérités que de personnes pour les crier. Nous sommes tous différents, rester à l’écoute de son corps est ce qu’il y a de plus important. Si 6h vous suffisent : profitez-en.

En restant raisonnable, je pense que la quantité de sommeil nécessaire à notre bien-être est plus liée à nos croyances (je ne suis pas du matin, il me faut 10h de sommeil) qu’à une réalité universelle. Ne sous-estimez jamais la puissance de l’esprit sur le corps. Et… N’oubliez pas :

“L’excès de sommeil fatigue.”  – Homère

Ma routine matinale pour bien commencer ma journée

Par le passé, j’ai pu expérimenter plusieurs choses comme le sport en sortant du lit (idéal pour pouvoir profiter de sa famille le soir et se dynamiser), le boulot en petit déjeunant (pas toujours très gai), la lecture, etc. Aujourd’hui, j’ai composé ma routine matinale avec les choses qui me semblent les plus importantes pour avancer sainement dans la vie et démarrer gaiement mes journées. Concrètement ça donne :

  • P’tit déj : 10 à 15 minutes.
    Des œufs bio et/ou du jus de fruits de saison maison, fuyez les petit déjeuner à la Française (croissants ou pâte à tartiner), c’est du poison (explications ici).
  • Méditation : 10 minutes en moyenne.
    J’utilise pour cela des applications pour me guider (Calm ou Head Space), parfois rien. Je reparlerai sans doute de méditation dans un prochain article tant j’en constate les bienfaits quotidiennement.
  • Veille : 20 minutes.
    Je suis très réceptif le matin, c’est ma période idéale pour nourrir mon esprit (90% de veille pro).
  • Sport : 20 à 90 minutes.
    L’homme est fait pour bouger, faites du sport autant que possible, respectez cette merveilleuse machine qu’est votre corps. Ayant un gros background dans le domaine, je conçois moi-même mes programmes : j’alterne entre course à pied et entrainement fonctionnel dans mon salon (comme j’en parlais chez 20minutes).
  • Stretching : 5 à 10 minutes.
    Idéal pour évacuer les dernières tensions, le meilleur moment pour faire du stretching, c’est le matin.
  • Révision de ma liste d’actions du jour : 10 minutes.

En fonction du programme et des envies, la routine change légèrement les week-end.

Rien n’est figé, tout bouge, la vie est mouvement, ma routine évoluera sans doute dans les mois à venir. Toutefois, il y a deux choses qui ne changeront jamais : le sport et la méditation.

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Optimisez la gestion de vos mails

Comme je le disais dans un précédent article, la gestion des emails pourrait vous bouffer 10 ans sur l’ensemble de votre carrière. Autant que possible, il convient alors de mettre en place certaines règles pour bien gérer ses mails.

Chaque E-mail dans votre boite de réception vous demande un minimum d’attention et donc, du temps. Certes les filtres et règles de messagerie vous aide à classer rapidement les mails, comme c’est le cas pour les newsletters et autres mails redondants (liés à un projet par exemple).

Toutefois, les règles automatisées ne pourront pas déterminer à votre place l’importance de vos mails. Ces messages demandent l’intervention de votre boite à penser car, malheureusement, tout n’est pas encore automatisable.

Pour gérer facilement vos mails il vous faudra évaluer la réponse à donner à chaque message (envoyer un mail, faire une tâche, sauvegarder une info,…) et convertir cette évaluation en une action. La solution proposée ci-dessous est en grande partie inspiré de la méthode GTD. Il se peut qu’elle ne corresponde pas exactement à vos besoins mais sera sans doute une bonne base de travail, au besoin : adaptez là !

La méthode de gestion des emails

image Commencez par vous créer quelques dossiers de bases, il vous serviront à classer vos messages en fonctions des actions à mettre en œuvre.

Inbox (boite de réception)
Ici seront stockés vos mails non lus et non traités uniquement, c’est à dire très peu de mails.

@Respond
Pour les messages qui demandent de courtes réponses de moins de 5 minutes. Faites-y un tour assez régulièrement et répondez (en moins de 5 minutes) aux mails ci trouvant. A dire vrai, je n’utilise que très rarement ce dossier, généralement si une réponse doit me prendre moins de 5 minutes, je la rédige immédiatement.

@Action
Pour les emails qui demandent un peu plus qu’une réponse rapide, par exemple faire une réponse détaillée, des recherches, coordonner un RDV, une tâche…

@Hold
Pour les mails que l’on souhaite conserver (les codes de connexion à un site, le suivi d’un colis, etc.) dont vous allez avoir besoin dans les jours qui suivent leur réception. Attention : votre boite mail n’est pas un lieu de stockage, sauvegardez les éléments le plus rapidement possible sans les laisser squatter votre messagerie Ad vitam æternam.

@WaitingFor
Les mails en attente d’une réponse ou action. Il conviendra de venir regarder cet espace assez régulièrement afin de suivre les mails/projets en attente de réponse.

@Archive
C’est l’endroit où vous allez archiver vos mails, créez des dossiers et sous dossiers pour vos projets / sous projets ou encore les sujets que vous traitez régulièrement.

Le triage des emails

Le triage des messages va devenir beaucoup plus facile une fois ces dossiers en place, à présent il vous faudra penser en terme d’action relative à chaque mail. S’il y a besoin de faire une action, faites-la tout de suite ou alors placer le message dans le bon dossier (pour une action différée). Dans le cas contraire, archivez le message ou effacez-le.

Dans le doute, posez-vous toujours la question : puis-je répondre à ce message ou agir immédiatement ? Si vous pouvez répondre immédiatement en moins de 5 minutes allez-y ! Dans le cas contraire, réfléchissez à l’endroit où vous allez stocker le message et revenez-y seulement lorsque vous aurez du temps pour le traiter.

Essayez de ne pas laisser une flopée d’emails non traités dans votre messagerie : c’est un comportement de fainéant qui invite à la procrastination et l’inaction.

Bonus : 5 règles simples pour une boite de réception propre

Si en plus de cela vous suivez les 5 règles ci-dessous, votre boite mail sera exemplaire :

  • Si vous n’avez pas besoin de le lire immédiatement, le mail n’a rien à faire dans votre boite de réception
  • Si vous y avez déjà répondu, le mail n’a rien à faire dans votre boite de réception
  • Si le mail provient d’une source connu (une newsletter par exemple) il doit être automatiquement classé (via les règles de messagerie)
  • Personne (ou presque) n’a besoin de regarder ses mails plus d’une fois par heure (souvent même, une fois toutes les 2 ou 3 heures)
  • Répétez les opérations ci-dessus à l’infini.

La méthode qui m’a inspiré cet article a été décrite pour la première fois en 2005 sur le site MacWorld (En).

Et vous, des trucs et astuces à partager en matière de gestion des emails ?

Horaires de travail et routines

Travailler à son rythme avec ses propres routines est la clé de journées bien optimisées. Nous avons tous nos horaires de travail (certains sont du matin, d’autres du soir) et nos routines qui permettent de bien enchainer les différentes activités qui meublent nos journées.

Les routines

La routine c’est l’habitude de faire une chose toujours de la même manière et, parfois, au même moment.

Une bonne organisation dépend, à mon humble avis, du bon agencement d’un certains nombre de routines comme par exemple l’heure du réveil / du couché, le temps imparti pour lire ses mails, faire de la veille, du sport etc.

Ici, routine n’est pas synonyme de lassitude, mais plutôt de stabilité.

Les horaires de travail

Lorsque l’on est indépendant (freelance), les horaires sont variables et libres. Il convient alors de trouver, en fonction de son mode de vie et de sa personnalité, les horaires les plus adaptés. Certains préféreront travailler le jour, d’autres la nuit, chacun sa préférence, l’essentiel étant d’y trouver son compte.

Routines et rythmes de travail sauce leGizz

Le mise en place de routines fut l’un des mes premiers objectifs lorsque je suis passé indépendant. J’ai étudié la méthode GTD, fais des expériences pour optimiser mes journées et utilise régulièrement les cartes heuristiques pour gérer mes projets.

De manière générale je suis réglé comme une horloge (ou presque) : levé à 5h27 (en hiver) ou 7h02 (en été) et couché entre 23h04 et 2h07.

Chaque moment de la journée possède sa routine, ainsi, le matin au réveil je réponds au mails puis je consacre le reste de la matinée aux travaux qui demandent de la réflexion (je suis au top le matin).

Le midi je déjeune et en profite pour faire un peu de veille ; après le déjeuner j’essaie d’avoir des activités ne demandant pas trop de concentration (j’éprouve quelques difficultés à travailler après un repas, digestion oblige).

Vers 17h12, je relâche mes activités pro pour faire du surf loisir et me préparer à faire un peu de sport. Selon les jours, la motivation et les impératifs je me remets au travail vers 21h jusqu’à ce que fatigue s’en suive.

Sans trop rentrer dans les détails, vous pouvez constater que mes journées sont relativement bien organisées avec certaines routines qui me permettent d’optimiser mon temps de travail. A cela s’ajoute une alimentation assez équilibrée pour avoir un petit leGizz en pleine forme.

Rien de tel pour se rendre compte de l’importance de ses petites habitudes que de partir travailler dans d’autres conditions, à un autre rythme, loin de ses repères.

image

Je reviens tout juste de 2 semaines de travail à Barcelone et je suis tout simplement exténué.

Pourquoi ? Tout simplement pour avoir complètement dérangé mes routines, mon rythme. En Espagne, la vie est décalée de quelques heures, les journées commencent un peu plus tard et finissent également plus tard. On s’y fait relativement vite, sauf qu’en plus de cela j’ai eu l’honneur de travailler pendant 2 semaines avec un oiseau de nuit (en m’adaptant à son rythme). Rajoutez à cela quelques bons repas (bien arrosés) avec mes amis d’HorizonSources et voilà un petit leGizz légèrement déphasé.

Et vous, avez-vous des expériences similaires à partager ? Des routines et/ou horaires de travail particulières ?

10 astuces pour atteindre ses objectifs

Si vous êtes freelance ou télétravailleur, il y a de fortes de chances pour que vos missions s’effectuent depuis votre domicile. Les télétravailleurs le savent bien, il est très facile d’être détourné de ses objectifs, les distractions sont grandes à la maison ! Comment alors s’arranger pour atteindre ses objectifs dans les délais?

Voici quelques astuces pour vous aider à atteindre vos objectifs :

Soyez réaliste dans vos estimations de temps pour réaliser un projet

Si vous êtes actuellement entrain de réaliser une mission et une nouvelle opportunité se présente, soyez réaliste dans votre estimation de temps pour boucler le nouveau projet. Si vous n’êtes pas capable de terminer une nouvelle mission dans les temps ne la prenez pas ! Pour ma part, j’informe le client avant de signer : “ok je peux le faire, mais pas dans vos délais”, souvent ça passe.

Pour les acharnés : chiffrez bien le temps pour vos missions quotidiennes

L’erreur à ne pas faire lorsque l’on télétravail c’est de ne pas pas compter ses heures. On arrive vite à croire qu’en travaillant beaucoup (d’heure) on achève plus de travail (je l’ai fait cette connerie). Il est préférable de bien chiffrer chaque tâche en nombre d’heures avant de commencer et essayer de s’y tenir.

Récompensez-vous

Pratiquez vos activités perso. (sports et loisirs) en récompense pour avoir atteint vos objectifs de la journée ! Il m’arrive souvent de me dire, par une belle journée ensoleillé : “J’irai bouquiner au bord de l’eau seulement après avoir terminé [la mission]”. Evidement, il convient ici d’être assez lucide pour vous fixer des objectifs ni trop simples, ni trop compliqués (sinon la lecture au bord de l’eau tombe à l’eau).

Donnez vous des deadlines interne

Déplacez la date limite de remise d’un projet de quelques jours en amont, ainsi il vous restera un peu de rab pour les changements de dernière minute.

Le répondeur de votre téléphone peut vous faire gagner du temps !

Vos clients comprendront très bien que vous ne pouvez pas être disponible par téléphone 24h/24h. Certaines missions demandent beaucoup de concentration, un coup de téléphone et la charge de travail que ce dernier vous apportera peut vous faire perdre du temps Rappelez vos clients au moment ou vous prendrez une petite pause.

Faites la vaisselle, le ménage et donnez à manger au chat avant d’attaquer !

Il y a une multitude de distractions lorsque l’on travaille de chez soi. Essayez de vous occuper d’elles avant de commencer votre travail.

Assurez-vous que vos amis et famille savent que vous travaillez comme un fou et que vous ne pouvez pas être dérangé.

Je ne parle pas des enfants, parce que là c’est quasiment impossible… Par contre, les membres de votre famille peuvent penser que comme vous travaillez à la maison vous êtes toujours disponible. Il faudra les éduquer sans les brusquer, leur expliquer que vous faites un “vrai” travail et ne pouvez vous arrêter pour un café n’importes quand.

A mes débuts en tant que freelance, un vieil ami, très bon vivant, avait la fâcheuse tendance à venir me voir au moment de l’apéro (parfois même assez tôt le matin). Il pensait que le travail à la maison était en quelque sorte des vacances et venait fêter cela avec moi (à l’insu de mon plein gré). Je vous rassure, il ne s’est pas du tout senti vexé lorsque je lui ai expliqué que mon travail était réel et que le Ricard était contre productif.

Pour les moins bosseurs : prévoyez un minimum de temps pour travailler

Chaque mission doit être chiffrée en temps, par exemple prévoyez 45 minutes pour écrire une proposition, si vous y passez 1h ne vous inquiétez pas, travailler plus que le temps imparti devrait vous “booster” un peu ! Par contre, ne travaillez pas moins que le temps prévu !

Ignorer Internet, les mails et twitter

J’exagère ? Internet, les mails et twitter c’est l’appel des sirènes, il est difficile d’y résister ! A moins d’attendre un mail important, il n’est pas nécessaire de lire vos mails plus d’une fois par heure (voir : pourquoi sommes nous accros aux mails). Un petit surf qui, initialement, devait vous prendre 5 minutes peut très vite se transformer en 1 heure. D’ailleurs, Twitter vous mènera bien souvent vers du surf chronophage (et parfois inutile).

Evidemment, ces conseils ne s’appliquent pas à tout le monde, mais pour ma part ça marche relativement bien !

Isolez-vous pour travailler

Aménager une pièce de travail, un bureau, avec une porte qui ferme, afin de ménager un environnement professionnel au milieu de toutes ces distractions personnelles. Même si c’est un coin dans une cave, c’est estampillé “boulot” et cela met en condition quand on y pénètre, de la même manière qu’aller au bureau dans une entreprise. (astuces soumises par turtleram via les commentaires)

Mon utilisation de la carte heuristique (MindMapping)

Egalement appelée carte mentale, le nom qui représente à mon avis le mieux le concept, la carte heuristique est un diagramme qui représente des connexions entre différentes idées ou différents concepts intellectuels.

Ah ouais ? Et à quoi ça sert les Mind Map ?

C’est un très bon moyen pour gagner du temps ! Tout simplement en représentant les informations de manière moins linéaire que ce qui se fait d’ordinaire (l’écriture et la création de dossiers/rapports est d’ordinaire quelque chose de très linéaire).

Voici un exemple très simple pour comprendre le fonctionnement d’une carte heuristique :

image

Il suffit de suivre les différentes branches (en partant du centre) pour découvrir les idées sous-jacentes.

Et comment on fait des cartes heuristiques ?

La solution basique pour créer des Mind Map est l’utilisation d’une feuille de papier et des feutres de couleurs. Utilisation archaïque, j’en conviens, mais utilisation qui s’avère rudement efficace en réunion lorsque l’on a pas d’ordinateur.

Aujourd’hui de nombreuses applications informatiques permettent de créer des cartes heuristiques, des logiciels (MindManager, FreeMind) ou des sites web (MindMeister, Mindomo).

L’utilisation de MindMap ne demande pas de formation particulière, mais il convient d’y accorder un certain temps pour s’y habituer (résistance au changement ?). Pour bien commencer, je vous conseille vivement la lecture du livre : Organisez Vos Idees – avec le Mind Mapping. Les critiques du livre vous en diront long sur la qualité de cet ouvrage (lien).

Des cartes heuristiques à toutes les sauces

La carte heuristique a de nombreuses applications dans de divers domaines (perso, pro et éducatifs). Ses possibilités incluent :

  • la prise de notes et la remise en forme de ces notes
  • la préparation d’un exposé
  • le brainstorming (j’en parlais brièvement ici)
  • la structuration et la gestion d’un projet (d’ailleurs MindManager est très bien adapté pour cela avec son interfaçage avec toutes la suite Office y compris MS Project)
  • la visualisation d’idées complexes
  • L’aide à l’apprentissage mnémotechnique : pour les révisions
  • L’organisation de l’accès (par des liens) à un ensemble de dossiers et de fichiers informatiques.
  • La préparation de discours

Comme vous pouvez le constater on peut vraiment utiliser des cartes heuristiques à toutes les sauces !

 

Et leGizz, comment utilise-t-il les cartes heuristiques ?

Je les utilise principalement pour représenter l’ensemble d’un projet web, j’y place les budgets, responsables, objectifs, liens utiles, liens vers fichiers etc.

Les maps s’avèrent très utiles pour représenter, à des non experts, des projets web ”complexes”. Avec un peu de couleur, quelques images et flèches il est possible de représenter beaucoup de choses sur une simple page.

J’utilise également les cartes heuristiques pour représenter mes idées, un nouveau projet : hop, une carte heuristique ! Cela permet sur une seule page d’avoir une vue d’ensemble de mes idées/projets/tâches que je complète au fil de l’eau.

Depuis peu j’utilise également les cartes heuristiques pour faire mon planning hebdomadaire, par contre, dans ce cas j’en fais une utilisation un peu particulière puisque je fais un mix de MindMapping et GTD.

Je remarque qu’assez régulièrement j’’essai d’élargir mon champs d’utilisation des cartes heuristiques. A présent, je m’en sers également pour faire de la prise de note lors de réunion (trop pratique !).

Vous l’aurez compris, j’utilise et explore activement l’utilisation des cartes heuristiques si bien qu’aujourd’hui, j’ai eu envie de vous en parler.

Et vous, utilisez-vous les cartes heuristiques ?