Optimisez la gestion de vos mails

Comme je le disais dans un précédent article, la gestion des emails pourrait vous bouffer 10 ans sur l’ensemble de votre carrière. Autant que possible, il convient alors de mettre en place certaines règles pour bien gérer ses mails.

Chaque E-mail dans votre boite de réception vous demande un minimum d’attention et donc, du temps. Certes les filtres et règles de messagerie vous aide à classer rapidement les mails, comme c’est le cas pour les newsletters et autres mails redondants (liés à un projet par exemple).

Toutefois, les règles automatisées ne pourront pas déterminer à votre place l’importance de vos mails. Ces messages demandent l’intervention de votre boite à penser car, malheureusement, tout n’est pas encore automatisable.

Pour gérer facilement vos mails il vous faudra évaluer la réponse à donner à chaque message (envoyer un mail, faire une tâche, sauvegarder une info,…) et convertir cette évaluation en une action. La solution proposée ci-dessous est en grande partie inspiré de la méthode GTD. Il se peut qu’elle ne corresponde pas exactement à vos besoins mais sera sans doute une bonne base de travail, au besoin : adaptez là !

La méthode de gestion des emails

image Commencez par vous créer quelques dossiers de bases, il vous serviront à classer vos messages en fonctions des actions à mettre en œuvre.

Inbox (boite de réception)
Ici seront stockés vos mails non lus et non traités uniquement, c’est à dire très peu de mails.

@Respond
Pour les messages qui demandent de courtes réponses de moins de 5 minutes. Faites-y un tour assez régulièrement et répondez (en moins de 5 minutes) aux mails ci trouvant. A dire vrai, je n’utilise que très rarement ce dossier, généralement si une réponse doit me prendre moins de 5 minutes, je la rédige immédiatement.

@Action
Pour les emails qui demandent un peu plus qu’une réponse rapide, par exemple faire une réponse détaillée, des recherches, coordonner un RDV, une tâche…

@Hold
Pour les mails que l’on souhaite conserver (les codes de connexion à un site, le suivi d’un colis, etc.) dont vous allez avoir besoin dans les jours qui suivent leur réception. Attention : votre boite mail n’est pas un lieu de stockage, sauvegardez les éléments le plus rapidement possible sans les laisser squatter votre messagerie Ad vitam æternam.

@WaitingFor
Les mails en attente d’une réponse ou action. Il conviendra de venir regarder cet espace assez régulièrement afin de suivre les mails/projets en attente de réponse.

@Archive
C’est l’endroit où vous allez archiver vos mails, créez des dossiers et sous dossiers pour vos projets / sous projets ou encore les sujets que vous traitez régulièrement.

Le triage des emails

Le triage des messages va devenir beaucoup plus facile une fois ces dossiers en place, à présent il vous faudra penser en terme d’action relative à chaque mail. S’il y a besoin de faire une action, faites-la tout de suite ou alors placer le message dans le bon dossier (pour une action différée). Dans le cas contraire, archivez le message ou effacez-le.

Dans le doute, posez-vous toujours la question : puis-je répondre à ce message ou agir immédiatement ? Si vous pouvez répondre immédiatement en moins de 5 minutes allez-y ! Dans le cas contraire, réfléchissez à l’endroit où vous allez stocker le message et revenez-y seulement lorsque vous aurez du temps pour le traiter.

Essayez de ne pas laisser une flopée d’emails non traités dans votre messagerie : c’est un comportement de fainéant qui invite à la procrastination et l’inaction.

Bonus : 5 règles simples pour une boite de réception propre

Si en plus de cela vous suivez les 5 règles ci-dessous, votre boite mail sera exemplaire :

  • Si vous n’avez pas besoin de le lire immédiatement, le mail n’a rien à faire dans votre boite de réception
  • Si vous y avez déjà répondu, le mail n’a rien à faire dans votre boite de réception
  • Si le mail provient d’une source connu (une newsletter par exemple) il doit être automatiquement classé (via les règles de messagerie)
  • Personne (ou presque) n’a besoin de regarder ses mails plus d’une fois par heure (souvent même, une fois toutes les 2 ou 3 heures)
  • Répétez les opérations ci-dessus à l’infini.

La méthode qui m’a inspiré cet article a été décrite pour la première fois en 2005 sur le site MacWorld (En).

Et vous, des trucs et astuces à partager en matière de gestion des emails ?

Horaires de travail et routines

Travailler à son rythme avec ses propres routines est la clé de journées bien optimisées. Nous avons tous nos horaires de travail (certains sont du matin, d’autres du soir) et nos routines qui permettent de bien enchainer les différentes activités qui meublent nos journées.

Les routines

La routine c’est l’habitude de faire une chose toujours de la même manière et, parfois, au même moment.

Une bonne organisation dépend, à mon humble avis, du bon agencement d’un certains nombre de routines comme par exemple l’heure du réveil / du couché, le temps imparti pour lire ses mails, faire de la veille, du sport etc.

Ici, routine n’est pas synonyme de lassitude, mais plutôt de stabilité.

Les horaires de travail

Lorsque l’on est indépendant (freelance), les horaires sont variables et libres. Il convient alors de trouver, en fonction de son mode de vie et de sa personnalité, les horaires les plus adaptés. Certains préféreront travailler le jour, d’autres la nuit, chacun sa préférence, l’essentiel étant d’y trouver son compte.

Routines et rythmes de travail sauce leGizz

Le mise en place de routines fut l’un des mes premiers objectifs lorsque je suis passé indépendant. J’ai étudié la méthode GTD, fais des expériences pour optimiser mes journées et utilise régulièrement les cartes heuristiques pour gérer mes projets.

De manière générale je suis réglé comme une horloge (ou presque) : levé à 5h27 (en hiver) ou 7h02 (en été) et couché entre 23h04 et 2h07.

Chaque moment de la journée possède sa routine, ainsi, le matin au réveil je réponds au mails puis je consacre le reste de la matinée aux travaux qui demandent de la réflexion (je suis au top le matin).

Le midi je déjeune et en profite pour faire un peu de veille ; après le déjeuner j’essaie d’avoir des activités ne demandant pas trop de concentration (j’éprouve quelques difficultés à travailler après un repas, digestion oblige).

Vers 17h12, je relâche mes activités pro pour faire du surf loisir et me préparer à faire un peu de sport. Selon les jours, la motivation et les impératifs je me remets au travail vers 21h jusqu’à ce que fatigue s’en suive.

Sans trop rentrer dans les détails, vous pouvez constater que mes journées sont relativement bien organisées avec certaines routines qui me permettent d’optimiser mon temps de travail. A cela s’ajoute une alimentation assez équilibrée pour avoir un petit leGizz en pleine forme.

Rien de tel pour se rendre compte de l’importance de ses petites habitudes que de partir travailler dans d’autres conditions, à un autre rythme, loin de ses repères.

image

Je reviens tout juste de 2 semaines de travail à Barcelone et je suis tout simplement exténué.

Pourquoi ? Tout simplement pour avoir complètement dérangé mes routines, mon rythme. En Espagne, la vie est décalée de quelques heures, les journées commencent un peu plus tard et finissent également plus tard. On s’y fait relativement vite, sauf qu’en plus de cela j’ai eu l’honneur de travailler pendant 2 semaines avec un oiseau de nuit (en m’adaptant à son rythme). Rajoutez à cela quelques bons repas (bien arrosés) avec mes amis d’HorizonSources et voilà un petit leGizz légèrement déphasé.

Et vous, avez-vous des expériences similaires à partager ? Des routines et/ou horaires de travail particulières ?

Réduire ses temps de développement web par la capitalisation

Après plusieurs années dans le métier j’ai cumulé quelques projets, j’ai capitalisé. Capitalisé des designs, des bouts de codes, des applications, etc.

Ainsi, depuis plusieurs années j’utilise une méthode (qui s’apparente plus à une règle de bon sens) pour optimiser mes temps de développement : la capitalisation et le copié/collé/modifié.

La capitalisation

imageRien de bien sorcier dans cette partie, il suffit de garder une trace de tout les dossiers sur lesquels vous travaillez et, si possible, de les archiver de manière à facilement les retrouver. Ceci est valable pour les personnes ayant déjà quelques projets au compteur. Il est également possible (j’y passe beaucoup de temps) de vous créer vos propres bibliothèques d’images, icones, logo, script, astuces etc., au gré de vos surfs sur la toile.

Ainsi, tous les sites que j’ai fait, tous les projet sur lesquels j’ai travaillé, toutes les données que j’ai soigneusement conservé sont régulièrement exploitées. En effet, pourquoi ré-inventer la roue lorsqu’il est possible de reprendre d’anciennes créations, en partie ou entièrement, d’en adapter certaines portions pour les faire correspondre aux nouveaux besoins. Ce qui m’amène à vous parler du copié / collé / modifié.

Le copié / collé / modifié

Les experts de la programmation ne vous diront pas le contraire, une bonne partie des applications qu’ils développent sont bien souvent basées sur du code “copié/collé” depuis un précédent projet.

Il est donc très facile de reprendre une application web, un script, un design, de le copier et le coller dans un nouveau projet. Cela épargne de nombreuses heures de développement. Certains puristes préféreront repartir de zéro à chaque fois, mais cela prend du temps et le temps c’est de l’argent 😉

Pour conclure, d’un coté on capitalise et de l’autre on ré-utilisent intelligemment, le tout pour gagner du temps.

Et vous, des techniques similaires à partager ?

Mon utilisation de la carte heuristique (MindMapping)

Egalement appelée carte mentale, le nom qui représente à mon avis le mieux le concept, la carte heuristique est un diagramme qui représente des connexions entre différentes idées ou différents concepts intellectuels.

Ah ouais ? Et à quoi ça sert les Mind Map ?

C’est un très bon moyen pour gagner du temps ! Tout simplement en représentant les informations de manière moins linéaire que ce qui se fait d’ordinaire (l’écriture et la création de dossiers/rapports est d’ordinaire quelque chose de très linéaire).

Voici un exemple très simple pour comprendre le fonctionnement d’une carte heuristique :

image

Il suffit de suivre les différentes branches (en partant du centre) pour découvrir les idées sous-jacentes.

Et comment on fait des cartes heuristiques ?

La solution basique pour créer des Mind Map est l’utilisation d’une feuille de papier et des feutres de couleurs. Utilisation archaïque, j’en conviens, mais utilisation qui s’avère rudement efficace en réunion lorsque l’on a pas d’ordinateur.

Aujourd’hui de nombreuses applications informatiques permettent de créer des cartes heuristiques, des logiciels (MindManager, FreeMind) ou des sites web (MindMeister, Mindomo).

L’utilisation de MindMap ne demande pas de formation particulière, mais il convient d’y accorder un certain temps pour s’y habituer (résistance au changement ?). Pour bien commencer, je vous conseille vivement la lecture du livre : Organisez Vos Idees – avec le Mind Mapping. Les critiques du livre vous en diront long sur la qualité de cet ouvrage (lien).

Des cartes heuristiques à toutes les sauces

La carte heuristique a de nombreuses applications dans de divers domaines (perso, pro et éducatifs). Ses possibilités incluent :

  • la prise de notes et la remise en forme de ces notes
  • la préparation d’un exposé
  • le brainstorming (j’en parlais brièvement ici)
  • la structuration et la gestion d’un projet (d’ailleurs MindManager est très bien adapté pour cela avec son interfaçage avec toutes la suite Office y compris MS Project)
  • la visualisation d’idées complexes
  • L’aide à l’apprentissage mnémotechnique : pour les révisions
  • L’organisation de l’accès (par des liens) à un ensemble de dossiers et de fichiers informatiques.
  • La préparation de discours

Comme vous pouvez le constater on peut vraiment utiliser des cartes heuristiques à toutes les sauces !

 

Et leGizz, comment utilise-t-il les cartes heuristiques ?

Je les utilise principalement pour représenter l’ensemble d’un projet web, j’y place les budgets, responsables, objectifs, liens utiles, liens vers fichiers etc.

Les maps s’avèrent très utiles pour représenter, à des non experts, des projets web ”complexes”. Avec un peu de couleur, quelques images et flèches il est possible de représenter beaucoup de choses sur une simple page.

J’utilise également les cartes heuristiques pour représenter mes idées, un nouveau projet : hop, une carte heuristique ! Cela permet sur une seule page d’avoir une vue d’ensemble de mes idées/projets/tâches que je complète au fil de l’eau.

Depuis peu j’utilise également les cartes heuristiques pour faire mon planning hebdomadaire, par contre, dans ce cas j’en fais une utilisation un peu particulière puisque je fais un mix de MindMapping et GTD.

Je remarque qu’assez régulièrement j’’essai d’élargir mon champs d’utilisation des cartes heuristiques. A présent, je m’en sers également pour faire de la prise de note lors de réunion (trop pratique !).

Vous l’aurez compris, j’utilise et explore activement l’utilisation des cartes heuristiques si bien qu’aujourd’hui, j’ai eu envie de vous en parler.

Et vous, utilisez-vous les cartes heuristiques ?

Optimisation du temps de travail

J’en parlais précédemment, je suis en pleine phase d’optimisation de mon organisation. C’est pourquoi j’ai choisi de commencer ma journée de travail à 5h00 du matin ! Complètement dinguo l’ami leGizz dirons certains, mais pas tant que ça.

Le matin est la période de la journée durant laquelle je suis le plus productif et, surtout, celle ou je suis le plus tranquille pour bosser. Entre 5h00 et 9h00 je peux vous assurer que quasi personne ne vous envoie de mail ou ne vient perturber votre travail. L’avantage de se lever tôt est également de pouvoir mieux profiter de ses fin de journée, enfin je l’espère, car pour vous dire la vérité j’en suis a mes premières semaines… Pour l’instant je tiens assez bien le coup et j’ai vraiment l’impression d’optimiser mon travail. Bosser au calme augmente la productivité c’est certain.

Je conçois très bien que certains sont au top de leur productivité le soir ou plutôt, la nuit. Un peu difficile pour moi de bosser la nuit, entre leGizzette, le sport, les copains, la messagerie instantanée, les mails ou encore twit-twit’… j’ai du mal à me focaliser sur mon taf.

Et vous ? Quand êtes vous le plus productif ? Vous vous couchez/levez tôt ou tard ?